Inventarierea reprezinta actiunea sau procesul de inregistrare al cantitatii de marfa pe care o detine o companie.
Exista tehnici diverse de inventariere si acestea sunt urmatoarele:
1. Numaratoarea periodica
2. Numaratoarea continua
3. Acuratetea datelor
4. Validarea stocului
5. Inventarierea anuala
1. Numaratoarea periodica
Numaratoarea periodica poate avea loc lunar, la trei luni sau jumatate de an si reprezinta verificarea intregului stoc intr-una sau doua zile, in functie de cantitatea de marfa. Felul in care aceasta se desfasoara este similar cu cel al unei numaratori anuale, adica toate produsele sunt numarate si inregistrate pe fisele de stoc sau scanate si apoi comparate cu fisele de validare a stocului.
Daca produsele ieftine pot fi verificate o data pe an, cele scumpe sau cu viata scurta pe raft ar trebui verificate mai des.
2. Numaratoarea continua
Folosind acest sistem, inventarierea are loc de-a lungul intregului an ca un plan determinat de actiune. Produsele de tip A pot fi numarate lunar, cele de tip B saptamanal, iar cele de tip C zilnic. Asta inseamna ca are loc o inregistrare continua a fiecarui produs din stoc si o transparenta a tranzactiilor astfel incat validarile sa fie complete.
Investigatiile asupra oricaror diferente se pot intinde pe durata unui an si astfel se poate obtine o analiza completa corecta. De asemenea, numaratorile de sfarsit de an pot fi pregatite cu promptitudine daca are loc o validare continua ca urmare a unui plan pre-determinat.
Impactul asupra desfasurarii activitatii in magazine ar trebui sa fie minim sau inexistent deoarece numararea si validarea sunt finalizate de-a lungul anului pe baza unor fise de validare a stocului permanent actualizate. Orice verificare poate fi dusa la bun sfarsit cu regularitate analizand rapoartele de stoc si fisele de validare a stocului si astfel anomaliile pot fi identificate rapid.
3. Acuratetea datelor
Acuratetea datelor se refera la verificari pe care le face o companie in momentul in care primeste marfa de la furnizori si/sau in timp ce livreaza marfa catre magazin/client. In mod normal acest lucru are loc la preluarea de comenzi de catre clienti sau in incinta unui depozit. Aici avem la indemana o factura astfel incat verificarile pot fi facute pe produsele care ies sau intra conform facturii.
4. Validarea stocului
Metoda magazinelor de validare a stocului e finalizata atunci cand un anumit produs nu se mai afla pe stoc sau se afla intr-o cantitate extrem de redusa. In general, acest tip de validare este realizat de catre personalul intern. Lipsa pe stoc se inregistreaza, se efectueaza o noua comanda si sunt identificate motivele pentru care s-a ajuns la aceasta lipsa, astfel incat sa nu se mai repete.
5. Inventarierea anuala
Atunci cand nu au loc inventarieri periodice sau continue, este nevoie de o verificare a stocului. Inventarierea anuala are loc o data pe an. In anumite locatii, depozitul sau magazinul poate fi inchis pentru cateva zile sau numaratoarea se realizeaza in afara programului de lucru. In alte locuri, chitantele si facturile sunt suspendate pana cand este gata inventarul. Odata cu inventarierea periodica, toate produsele stocului fizic sunt numarate si inregistrate pe fise de stoc sau scanate si apoi comparate cu fisele de validare a stocului.
Orice metoda ati alege, inventarierea va va oferi urmatoarele informatii deosebit de importante pentru afacerea dumneavoastra:
- Arata cat de bine merge afacerea
- Confirma profitul brut
- Identifica eventuale probleme de stoc de ex. furtul
- Imbunatateste strategia de pret
- Ofera informatii precise asupra stocului pe care il detineti
- Scoate in evidenta gradul de performanta al vanzarilor anumitor produse
- Identifica modul de reducere al nivelelor de stoc si de imbunatatire al fluxului de numerar